おやじ倶楽部

40代おやじの備忘録ブログ。

家庭にはたくさんの書類があります。郵便物や領収書、各種明細書や取扱説明書など。

http://oyaji-club.net

掃除

効率的に過ごす生活の技術

投稿日:2017年4月3日 更新日:

家庭にはたくさんの書類があります。郵便物や領収書、各種明細書や取扱説明書など。

それらは、重要で保管しておく物から、一度、目を通し確認してしまえば破棄していい物、さらには、日頃は必要がない物など千差万別です。

しかし、いざという時に、どこにしまったか家族がわからなければ困ってしまいます。こうした書類の整理は、「誰でも」「必要な時に」「必要な物を」「簡単に取り出せる」ことが基本です。

そこで紹介する家庭の書類整理術「ホームファイリング」は、忙しい日常を、より効率的に過ごすための「生活の技術」といえます。

収納の規格を統一し、見出しを書いて「見える化」することで、家族の誰もがどこに何があるのかを共有できるメリットがあります。

そのやり方として、最初に不要な書類を捨てて、必要な物を仕分けします。
まず、大きな分類を作り、グループ分けし、更に、その中身分類します。それができれば、サイズを統一して並べます。

メタルラックシリーズ

必要な物はたったの3点!

使うのは「見出しガイド」「フォルダー」「ボックスファイル」の3点だけ

見出しガイド

項目ごとにフォルダーを分類する仕切りになります。見出し(タブ)の位置が変えれる物がおすすめ。そうすることで、大分類、中分類、小分類と階層化して整理することができます。

フォルダー

書類を挟む役割があります。見出し山がある側の上に書類を置いて挟めば、フォルダーを開いてすぐに書類が読める状態になります。

ボックスファイル

A4サイズ(横型)が基本で、見出しガイドとフォルダーを入れるボックスです。

捨てる

書類は、リビングや引き出しや納戸、あるいは書斎などあらゆる場所に点在します。まずは、家の中に分散している書類を集め、いらない物を捨てるところからスタートします。

ただ、闇雲に「捨てる」といっても”必要になるかも”と捨て時が分からず、踏ん切りがつかない場合があるかもしれません。判断が難しい場合は、「保存期間の目安」を参考にしてみてください。また、「過去一年間、一度も見ることのなかった書類は捨てる」といったルールも大切です。

その上で、捨てられる物はたくさんあります。例えば、期限が過ぎた案内やダイレクトメール、チラシ類、古くなったマニュアルなど。更には”取り敢えず取っていた”といった程度の書類は捨てる対象です。

その際の注意として、クレジットカードの請求書や公共料金の領収書など、住所や名前などの個人情報が入った書類は、細かくちぎるか、ハサミで細かく切って捨てること。

破棄できるもの

  • 用済みのメモやレシート
  • 期限の過ぎた案内・連絡
  • ダイレクトメール・パンフレット
  • 古くなったマニュアル・処分した器具の取扱説明書
  • 過去一年間、一度も見ることのなかった書類
  • 取り敢えずとってある書類

保存期間の目安

  • 新聞などの領収書              ・・3ヶ月
  • 電気・ガスなどの公共料金の領収書      ・・2年間
  • 医療費・建築工事費などの領収書       ・・3年間
  • 銀行の通帳(使用を終えてから)       ・・2~5年間
  • 国税・地方税・家賃などの領収書、確定申告書類・・5年間
あくまでも参考例です。状況によって保存する書類や期限が異なります。また国民年金保険料に関しては、受給されるまでは保管。

仕分けする

必要な書類だけが残ったら、次に分類します。まずは、書類を「医療」「取扱説明書・保証書」「金銭」「領収書・カード」など大まかな内容で分けます。

書類を高く積んで作業効率が落ちないように、できるだけダンボールを用意して立てて入れていきます。そして、分けたダンボールには付箋やメモで分類の種類を記した「見出し」を簡単に書いて貼って置きます。これが「大分類」になります。続いて「自動車保険の契約書類」「源泉徴収票」など、更に細分化して分類します。

その内容ごとにフォルダーに挟んで、タイトルを付けます。「その他」や「その1」といった中身の分からないタイトルは避け、「生命保険の契約書類」のように具体的で客観的な名称をつけることがコツです。その際はタイトルの変更もあり得るので、鉛筆で書くことをおすすめします。

次に、そのフォルダーをボックスファイルに入れ、ボックスの前面に、中に入っている大分類の名前を書くようにします。これでグループ分けは完成です。

サイズを揃える

書類の整理が嫌になる原因の一つがサイズが異なり、綺麗に収まらないといったケースです。そのため大事なのは、同じサイズ(A4)に揃えることです。

書類が小さい場合

診察券やクーポン券などの小さいサイズの物は、そのままフォルダーに挟むと紛失しかねません。そこでオススメのアイテムがカードサイズのポケットの付いた透明のファイルです。これに収納すれば、8枚までがA4に収まってしまいます。

フォルダーには、綴じ具を通せる穴がありますので、綴じ具を使ってポケットの付いたファイルをフォルダーに固定すれば、ページのようにめくることができ探しやすくなります。

分厚くなった場合

市販のフォルダーは、大抵の場合下の方に折り線が付いています。挟む書類が多く分厚くなった場合は、それに応じて曲げるとフォルダーに底ができます。

A4よりも大きい場合

半分に折ってフォルダーに挟めばOKです。その際は、印字面を外側に折ればひと目で何の書類か分かります。

こんな使い方も

書類ではありませんが、洋服を買った時についてくる予備のボタンや家電の電気コードまども収納ポケット付きのファイルに入れてフォルダーに挟めば、バラバラにならず収納することができます。

並べる

すべての書類をフォルダーに納めたら、ボックスファイルに入れて棚などに並べます。重要度や関連性を考えて、順番を決めて、左から右へと並べるのがコツです。これは、人の目線が左から右へと動くのを利用することで違和感なく、ボックスを探すことができるからです。

ボックスファイルはそれなりに幅を取りますが、家中の書類が一箇所に集まり、A4サイズでキッチリと納まる上、家族の誰もがどこに何があるのかがひと目でわかります。

まとめ

見た目に分かりやすく簡単便利を心掛け、フォルダーに貼るラベルは色別にするのがポイント。それぞれの分類ごとに色を付け、更に見出しガイドの色を揃えることで探しやすく戻しやすくなります。色の種類が多すぎると逆にわかりづらくなるので、5種類が目安です。



縁くん
おやじ倶楽部ブログを最期まで、お読みいただきありがとうございました。



人気ランキング

ブロトピ:自分磨き日記~♪

スポンサー

スポンサー

-掃除
-, ,

Copyright© おやじ倶楽部 , 2017 AllRights Reserved.